Collegamento obbligatorio tra POS e registratore di cassa: cosa cambia dal 1° gennaio

A partire dal 1° gennaio, tutti gli esercenti saranno tenuti a collegare il dispositivo per i pagamenti elettronici (POS) con lo strumento che memorizza e trasmette i corrispettivi (registratore di cassa), in modo da garantire un rilevamento puntuale degli incassi elettronici. La disposizione nasce dalla legge di Bilancio 2025 e dal conseguente provvedimento dell’Agenzia delle Entrate (Provvedimento n. 424470 del 31 ottobre 2025) che definisce le modalità operative. Con questa misura, ogni transazione effettuata tramite pagamento elettronico sarà legata alla registrazione dei corrispettivi, migliorando la tracciabilità e l’efficienza del controllo fiscale.

Modalità operative: come effettuare il collegamento

Il collegamento tra POS e registratore di cassa deve essere fatto attraverso le funzionalità web messe a disposizione nella “area riservata” del portale “Fatture & Corrispettivi”. È necessario registrare:

• l’identificativo univoco di ciascun strumento di pagamento elettronico;
• l’identificativo univoco del registratore di cassa o sistema di certificazione dei corrispettivi;
• l’indirizzo dell’unità locale in cui lo strumento viene utilizzato.

Gli esercenti possono effettuare l’operazione direttamente o tramite delega al servizio «Accreditamento e censimento dispositivi». In caso di variazione dello strumento o dell’unità locale, i dati vanno aggiornati tempestivamente.

Tempi e scadenze del collegamento

Gli esercenti che già dispongono di un contratto di convenzionamento per lo strumento di pagamento elettronico entro gennaio 2026 hanno 45 giorni di tempo dal momento in cui viene messo a disposizione il servizio web per il collegamento. Per i contratti stipulati successivamente al 31 gennaio 2026, il collegamento deve avvenire a partire dal 6° giorno del secondo mese dalla disponibilità dello strumento, entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese (il sabato non vale come giorno lavorativo). Anche nel caso di modifica di uno strumento già associato, valgono gli stessi termini. La tempistica diventa quindi fondamentale per evitare sanzioni o inadempienze.

Trasmissione aggregata dei dati dei pagamenti elettronici

Una volta attivo il collegamento, il registratore di cassa deve memorizzare al momento della vendita o prestazione l’importo pagato elettronicamente, indicando nella documentazione commerciale la forma di pagamento e l’ammontare.
I dati dei pagamenti elettronici acquisiti devono essere trasmessi giornalmente in forma aggregata, secondo le specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate. Questo passaggio chiude il ciclo operativo: dalla registrazione alla trasmissione, garantendo che ogni flusso sia contabilizzato correttamente e puntualmente.

Conclusione: cosa devono fare gli esercenti

Per gli esercenti e i soggetti obbligati, è fondamentale avviare per tempo il collegamento tra POS e registratore di cassa, seguendo le regole operative e rispettando i termini indicati.
Verificare l’attivazione della procedura web, censire correttamente gli strumenti e definire l’unità locale sono passaggi essenziali per essere in regola.
La parola-chiave da tenere a mente è trasparenza nei pagamenti elettronici: grazie al collegamento e alla trasmissione aggregata dei dati, si rafforza la compliance fiscale e si riducono i rischi di sanzioni.